ممکن است فکر کنید که برای سازماندهی محیط کار خود وقت ندارید ، اما اگر واقعاً می دانستید که این بی نظمی چقدر از نظر زمانی برای شما هزینه دارد ، در این مورد تجدید نظر میکردید.
فضای اداری نسبتاً مرتب و منظم راه را برای بهره وری بیشتر و اتلاف وقت کمتر باز می کند.
لازم نیست سازماندهی دفتر شما روزها طول بکشد ، میتوان آن را رد زمان کوتاهی انجام داد. اگر سازماندهی دفتر کار خود را مثل یک پروژه در نظر بگیرید، نتایج بسیار موثری خواهید داشت.
بنابراین ، اگر برای شروع آماده هستید ، نکات سازماندهی زیر به شما کمک می کند دفتر خود را به یک محیط کاری کارآمد تبدیل کنید.
به اطراف محیط کار خود نگاه کنید و هرچیزی را که نیازی به آن ندارید و مورد استفادۀ شما نیست را بردارید یا آن را دور بیاندازید. هر یک از بخش های دفتر کار را در یک زمان بررسی و آن را مرتب و تمیز کنید. اگر وسیله ای خراب است میتوانید آن را دور بیاندازید یا برای تعمیر بسپارید یا اگر میدانید چیزی هست که هیچ کاربردی برای شما ندارد آن را از محیط کار دور کرده و میط را خالی کنید. این امر در مورد مبلمان ، تجهیزات ، لوازم و غیره صدق می کند.
تزئینات ، گیاهان (واقعی یا مصنوعی) و دکوری ها را فراموش نکنید-اگر آنها با گرد و غبار پوشانده شده و دفتر کار شما را نامرتب جلوه میدهند ، حتما آنها را تمیز کنید.
هر وسیله یا موردی که سر جای خود قرار نگرفته را مرتب کرده و در جای خود قرار دهید.
تصمیم بگیرید که چه نوع فعالیتی در هر منطقه از دفتر شما اتفاق می افتد. احتمالاً یک فضای کاری اصلی (به احتمال زیاد میز کار شما) ، یک منطقه مرجع (کابینت ، قفسه ها ، چسب ها) و یک منطقه عرضه (کمد ، قفسه یا کشو) خواهید داشت.تجهیزات و ملزومات مناسب را تا آنجا که ممکن است در محل مناسب قرار دهید.
تجهیزات و ملزوماتی را که بیشتر از آنها استفاده می کنید در دسترس قرار دهید. چیزهایی که به ندرت استفاده می کنید می توانند ذخیره یا کنار گذاشته شوند.
یک برچسب ساز انتخاب کنید که استفاده از آن ساده باشد. برای برچسب زدن قفسه ها ، سطل ها ، کشوهای سبد وقت بگذارید. نه تنها به شما یادآوری می کند که جای هر چیزی کجاست ، بلکه به دیگران که ممکن است نیاز به پیدا کردن ، استفاده یا کنار گذاشتن هر چیزی در فضای کار شما داشته باشند، نیز کمک می کند.
با ورود کامل به عصر دیجیتال ، نیاز به ذخیره فایل های کاغذی کاهش یافته است.
دقت کنید که چه فایل ها یا پوشه هایی را میتوانید در کامپیوتر ذخیره کنید. ممکن است بتوانید برخی از فایل ها و پوشه هایی را که در گذشته استفاده کرده اید حذف کنید. اگر فایل ها را در رایانه خود ذخیره می کنید ، مطمئن شوید که پشتیبان گیری منظم را انجام داده اید.
همه چیز را بردارید ، آن را کاملاً تمیز کنید و فقط مواردی را که برای استفاده روزانه ضروری هستند نگه دارید.
دسکتاپ کامپیوتر خود را فراموش نکنید! اطمینان حاصل کنید که فایلها یا تصاویر همه در پوشه های سازمان یافته هستند. من توصیه می کنم قبل از ترک محل کار هر روز دسکتاپ کامپیوتر خود را پاک کنید.
وسایلی را که در یک کشو استفاده می کنید ، مهرها ، پاکت ، دفترچه یادداشت و غیره را کنار هم قرار دهید.
از کشو برای وسایل کوچک استفاده کنید مثل گیره کاغذ ، گیره و غیره.
اگر با افراد دیگر کار می کنید ، برای هر یک پوشه یا صندوق ورودی مجزا ایجاد کنید.
امیدوارم با دفتر جدید سازماندهی شده خود ، دیگر توده ای ازکاغذ نداشته باشید ، اما بحرحال هنوز باید کاغذهای قدیمی را مرتب کنید. آنها را در جای مناسب قرار دهید تا میط کار شلوغ نشود.
به محض دریافت نامه های اداری آنها را مرتب کنید و در طبقات مربوط به خود دسته بندی کنید مثلا: اقدام برای خواندن ، برای ارسال پرونده ، برای واگذاری و غیره.
نیازی نیست که هر تکه کاغذ را به طور نامحدود نگه دارید. هر سند یا نامه ای را که میتوان پس از مدتی دور انداخت علامت گذاری کنید.
برخی از اسناد حقوقی یا مالی باید برای مدت زمان مشخصی نگهداری شوند. مطمئن شوید که می دانید این الزامات چیست.
خواندن برخی از ایمیل ها مهم است ، برخی دیگر اهمیت چندانی ندارند.
هنگامی که از سیستم فیلتر برای برچسب گذاری انواع مختلف ایمیل ها استفاده می کنید ، اولویت آنها را می دانید و کار شما راحت تر میشود.
در پایان روز ، دستی به میز و میط کار بکشید ، تا روز بعد شروع تمیزی داشته باشید.
هوم نت به عنوان یک استارتاپ و تجارت نوپا، قصد دارد تا با ارائه سبک های متنوع طراحی داخلی، مطالب تحلیلی و انتقادی، مشاوره های کاربردی، معرفی محصولات با کیفیت ایرانی و همچنین استفاده از تکنولوژی های به روز، مسیری هموار و هیجان انگیز برای زیبا کزدن خانه شما ایجاد کند.
تمامی حقوق متعلق به سایت هومنت میباشید
